Реклама. Erid 2VfnxwbHDMi
У специалистов кадровой службы при переходе на КЭДО помимо очевидных преимуществ появилось и несколько новых задач, требующих, как минимум, определенных знаний и навыков. Речь идет о сдачи отчетности в электронной форме в Социальный фонд России, Росстат, Службу занятости. Здесь, кстати, кадровикам есть чему поучиться у бухгалтеров, которые уже давно сдают отчеты в налоговую в электронной форме, а не на бумаге.
Так в чем же сложность, спросите вы, ведь сервис КЭДО позволяет работать с любыми документами, подписывать их не только простой и усиленной неквалифицированной, но и усиленной квалифицированной подписью? На практике трудности возникают даже в самых неожиданных моментах – от получения и выгрузки сведений из сервиса КЭДО, 1С до формирования документов и их сдачи с применением машиночитаемой доверенности. Рассмотрим все основные моменты, как организовать взаимодействие с государственными органами через сервис «Добыто. КЭДО».
Что и куда будем сдавать?
Отчеты и сведения о персонале можно подавать в электронной форме. Заверяют документ обычно или усиленной квалифицированной подписью юридического лица, если подписывает руководитель организации, или личной усиленной квалифицированной подписью физического лица и машиночитаемой доверенностью, если подписывает доверенное лицо (кадровик, бухгалтер). Перечислим основную информацию, которую работодатель должен предоставить в государственные органы:
· Социальный фонд России: единая форма ЕФС-1 по новому образцу (Приказ СФР № 2281 от 17.11.2023 г.)
· Служба занятости: сведения об увольнении при сокращении штата или ликвидации организации, о трудоустройстве или отказе от трудоустройства лица, направленного из Центра занятости населения, о простое компании, переходе на неполный рабочий день, о вакансиях и квотах для инвалидов.
· Росстат: отчетность о просроченной задолженности по зарплате, сведения о численности и зарплате сотрудников по форме П-4.
· Военкомат: сведения о трудоустройстве или увольнении сотрудников, пребывающих запасе, о мужчинах, подлежащих постановке на воинский учет, о несовершеннолетних юношах в возрасте 15-16 лет.
· ИФНС: персонифицированные сведения, которые подают страхователи.
· МВД: данные о заключении или расторжении трудового договора с мигрантами.
Практически все перечисленные сведения можно получать непосредственно из сервиса «Добыто. КЭДО». Сами отчеты по установленной форме для удобства можно сформировать в виде шаблонов. В СФР, Росстате, Службе занятости в личном кабинете можно подключить КЭДО (для СФР это СЭДО или социальное ЭДО). Что касается шаблонов, то это удобно, поскольку всю информацию можно выгрузить из отдельных документов, после чего автоматически она будет внесена в соответствующие отчеты. Останется лишь подписать документы, отправить в соответствующий государственный орган не позднее установленного законом срока.
Глебов В. А., специалист кадровой службы сети автомастерских «Автодиагност»:
«Сначала казалось, что переход на КЭДО для автоматизированной подготовки отчетов – это сложно. Потратив немного времени и разобравшись с возможностями сервиса, мы убедились, насколько это быстро и удобно. Что самое главное – никаких ошибок из-за внесения сведений вручную, сдача отчетности без задержки».
Автоматизация сбора сведений и их выгрузки для сдачи отчетности и передачи в государственные органы, службы, фонды действительно позволяет исключить так называемый человеческий фактор, когда даже после нескольких проверок где-то может возникнуть ошибка. Конечно, можно аннулировать ранее поданные сведения, передать новые, но это отнимает много времени, и делать это нужно сразу же. При использовании сервиса «Добыто. КЭДО» вы можете быть уверены, что никаких неточностей, неверных данных в передаваемых отчетах не будет.
Содержание отчетов и сведений о персонале, получаемые из сервиса КЭДО
Для сдачи отчетности в госорганы и передачи сведений о персонале специалисту отдела кадров необходимо собирать различную информацию. Сложность состоит в том, что периодически (иногда – раз в 1-2 года) меняются формы отчетов, объем сведений о сотрудниках, которые необходимо будет передавать ежемесячно, ежеквартально, ежегодно. Поэтому рассмотрим подробнее, какая информация должна быть сформирована, и есть ли возможность сделать это напрямую в сервисе кадрового электронного документооборота «Добыто. КЭДО».
Отчетность для СФР
С 01.01.2024 г. действует новая форма отчетности ЕФС-1 (Приказ СФР № 2281 от 17.11.2023 г.), которая заменит ранее действующую форму (постановление Правления ПФР№ 245п от 31.10.2022 г.). Были внесены некоторые изменения, которые обязательно следует учитывать кадровику, иначе отчетность принята не будет. К таким изменениям в подразделе 1.1 «Сведения о трудовой деятельности» относится следующее:
В графе 3 указывать «УВОЛЬНЕНИЕ» теперь нужно указывать, если трудовой договор прекращает действовать при переводе на постоянную работу к другому работодателю.
В графе 5 помимо должности требуется указывать тип договора, заключенного между работодателем и сотрудником. Сервис «Добыто. КЭДО» позволяет организовывать обмен кадровыми документами как со штатными сотрудниками по бессрочному или срочному трудовому договору, так и с работниками по совместительству, по договору ГПХ, авторскому договору – все эти функции теперь нужно указывать в виде кодов в графе 5.
В графе 6 предусмотрены коды для дистанционной работы («ДИСТ»), работы на дому («НДОМ»), осуществлении трудовой деятельности при неполном рабочем дне («НЕПД») и недели («НЕПН»).
Изменения коснулись и подраздела 1.2, где теперь нужно в «Типе сведений» указывать данные в поле «Назначение выплат по ООС» при подаче заявления на отпуск по беременности и родом или по уходу за ребенком.
В подразделе 3 с 2024 г. в графе с информацией о сотрудниках, не включенных в расчет среднесписочной численности, нужно указывать код «1» для работниц, находящихся в декретном отпуске, сотрудников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, сотрудников, проходящих обучение или поступающих в учебные заведения, мобилизованных и добровольцев. Для всех остальных, кто не подпадает под указанные категории за отчетный период, указывают код «0».
Сведения для службы занятости
В Центр занятости населения (службу занятости населения, СЗН) специалистам кадровой службы нужно сдавать несколько отчетов. Все сведения для отчетности можно легко сформировать в системе «Добыто. КЭДО» – как в веб-версии, так и из модуля интеграции с 1С:Зарплата и управления персоналом. В СЗН работодатель должен подавать следующие сведения:
· Наличие вакансий, должностей, потребности в замещении должностей.
· Наличие квот в отношении рабочих мест для инвалидов.
· Процедура банкротства.
· Ликвидация компании, прекращение деятельности ИП.
· Введение неполного рабочего дня, простоя.
· Сокращение штата.
· Перевод работников на дистанционку.
Сразу отметим некоторые нюансы сдачи отчетности для службы занятости:
· Подача отчетности в СЗН обязательна для всех работодателей, независимо от формы собственности, количества сотрудников.
· Сдача отчетности через ЕЦП «Работа в России» обязательна для большинства работодателей, хотя и не для всех. Если за предыдущий календарный год среднесписочная численность сотрудников составляла 25 человек и менее, то разрешается подача отчетности через ЕЦП «Работа в России» или в виде электронного документа, на котором поставлена подпись ЭЦП работодателя, как юридического лица, т.е. УКЭП руководителя. При среднесписочной численности свыше 25 человек подавать сведения необходимо только через портал «Работа в России».
· Ответственность за своевременную сдачу отчетности в СЗН, как, впрочем, и в другие госорганы, возлагается на специалиста кадровой службы, и явно указывается в трудовом договоре, приложением к трудовому договору, должностной инструкции или отдельном приказе.
Уведомить службу занятости о приеме на работу или отказе в приеме на работу направленного этой службой соискателя нужно не позднее, чем за 5 дней после заключения трудового договора или отказе от трудоустройства.
Для работодателей со среднесписочной численностью сотрудников 25 человек и менее квотирование мест для инвалидов не предусмотрено. Размер квоты для работодателей со среднесписочной численностью сотрудников 35 человек и с 01.09.2024 г. составляет 2-4% (устанавливается субъектом РФ).
В соответствии с Федеральным законом № 565-ФЗ от 12.12.2023 г. срок сдачи отчетности составляет – за 2 месяца при ликвидации, сокращении штата, за 3 месяца при массовом сокращении, за 3 рабочих дня до издания приказа о введении неполного рабочего дня, ежемесячно до 10 числа месяца, который следует за отчетным – о выполнении квот по инвалидам, за 5 рабочих дней – о появлении новой вакансии, результатах собеседования с соискателем.
В целом, именно с отчетностью для службы занятости у кадровиков возникает больше всего трудностей.
Валерий, сотрудник отдела кадров мебельной фабрики «Династия»:
«Сложнее всего с квотами для людей с ограниченными физическими возможностями. Мало того, что квоты постоянно меняются, так еще и размер этих дифференцируется не только по среднесписочной численности, но ряда других факторов».
Использование сервиса «Добыто. КЭДО» позволит работодателям своевременно формировать данные по вакансиям и должностям, по рабочим местам для инвалидов, по ликвидации компании, при ведении режима неполного рабочего дня, перевода сотрудников на дистанционную работу по инициативе работодателя.
Статистическая отчетность для Росстата
Сразу отметим, что узнать, нужно ли сдавать отчетность для вашей компании, и какие сведения при этом потребуется предоставлять, можно, воспользовавшись порталом web-сбора. Если сдавать отчетность необходимо, то потребуется зарегистрироваться на сайте web-сбора Росстата, войти в личный кабинет, используя логин и пароль. Далее в профиле в разделе «Сертификаты» потребуется добавить сертификат электронной подписи. Во вкладке «Назначенные формы» в разделе «Формы отчетности» появятся индивидуально назначенные формы и сроки их сдачи.
В соответствии с Приказом Росстата № 360 от 31.07.2023 г. до 31 января необходимо сдать отчет по форме № 1-Т, если кадровая служба ранее не сдавала отчет по форме П-4. Здесь важно учитывать следующее:
В отчет вносятся сведения по сотрудникам, заключившим бессрочный или срочный договор, так и по тем, кто работает по совместительству или договору гражданско-правовых отношений.
Если никаких кадровых изменений за отчетный период не произошло, то сдают «нулевой» отчет. Отсутствие «нулевого» отчета приравнивается к нарушению срока сдачи отчетности, что приводит к штрафам в отношении компании.
При регистрации организации в 2023 г. подавать сведения в Росстат нужно даже в случае, если количество сотрудников не превышает 15 человек. Если организация была зарегистрирована раньше 2023 г., то сведения подаются, если среднесписочный показатель за квартал превышает 15 человек.
Для зарегистрированных обособленных подразделений организации отчет по форме П-4 оформляется по каждому подразделению отдельно.
В случае нарушения сроков сдачи статистической отчетности штраф составит 20-70 тыс. рублей для индивидуальных предпринимателей или юридических лиц.
Татьяна Викторовна, начальник КДП лесозаготовительного предприятия «РусЛесСевер»:
«С «Добыто. КЭДО» в компании стало проще формировать сведения по сотрудникам для статистики. Для собственных напоминаний кадровик устанавливает срок для отчета – благодаря напоминаниям в Telegram и e-mail никаких просрочек и штрафов».
Нужна ли, вообще, эта статистика? Задача сбора подобных данных необходима для последующей публикации обезличенных статистических данных для бизнеса и государства. Возможно, что информация о вашей компании и не будет особо кому нужна, но сдавать отчетность, в т.ч. пустую, необходимо в обязательном порядке. В противном случае готовьтесь к штрафам – о них уж точно госорганы не забудут.
Подача сведений в военкомат
Сдавать отчеты в военкомат обязаны все работодатели, имеющие хотя бы 1 работника призывного возраста. С 01.10.2023 г. нарушения при взаимодействии с военкоматом могут обойтись компании в круглую сумму – вплоть до 400 тыс. рублей. При этом работодатель должен получать сведения об отношении к воинской обязанности сотрудника еще при приеме на работу, т.е. будущий работник в соответствии со ст. 65 ТК РФ должен предоставить работодателю военный билет или удостоверение, удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу или справку взамен военного билета. Поскольку ответственным за воинский учет в организации обычно назначают кадровика, то ему и предстоит проверять наличие данных документов, а также вести учет всех сотрудников, подлежащих мобилизации, призыву на службу.
Воинский учет (ВУ) может быть общим (для всех работников) или специальным (для забронированных работников). В обязанности специалиста отдела кадров, ответственного за ВУ, входит следующее:
Выдача работникам сведений по форме из Приложения 2 к Постановлению Правительства РФ № 719 от 27.11.2006 г. в редакции от 24.05.2024 г. для граждан без прописки, регистрации.
Вручение повесток, в т.ч. и поступающих в электронном виде. Повестки выдаются под личную подпись. Соответственно, для электронной повестки потребуется ЭЦП сотрудника – достаточно УНЭП. Все это без труда можно сделать в «Добыто. КЭДО» – отправить работнику повестку новым кадровым электронным документом. После этого работник в один клик поставит электронную подпись о получении повестки.
Обеспечение явки в военкомат по повестке. Нет, работодатель не обязан вести за руку сотрудников в военный комиссариат, как не обязан выделять транспорт для перевозки сотрудников туда же. Для соблюдения закона достаточно освободить работника от работы на время посещения военкомата.
Сообщать в военкомат об изменении сведений о сотрудниках (в 5-дневный срок). Здесь нужно лишь своевременно оповещать военкомат от приеме на работу, увольнении, изменении личных данных сотрудников. Все это выгружается из списка сотрудников организации в сервисе «Добыто. КЭДО».
Оповещать военкомат посредством подачи сведений о сотрудниках, которые не состоят на воинском учете, но состоять должны (в 3-дневный срок). Передавать сведения можно через портал Госуслуги, выгружать данные – из сервиса «Добыто. КЭДО».
Что касается отчетности и сведений, то в военкомат необходимо передавать карточку учета организации по форме 18, план работы по ВУ и бронированию, сведения при приеме на работу или увольнении, сведения о сотрудниках, подлежащих первичной постановке на ВУ, списки о состоящих и не состоящих на воинском учете, списки несовершеннолетних сотрудников в возрасте 15-16 лет. Также необходимо регулярно отправлять в военкомат сведения об изменении личных данных сотрудников, о численности работающих забронированных работников, пребывающих в запасе, сведения об обеспеченности ресурсами. Ежегодно кадровиком совместно с военкомом провидится сверка учетных данных работников.
Персонифицированные сведения в ИФНС
В налоговую службу сдавать отчет должны страхователи – российские организации, зарубежные компании, которые осуществляют деятельность на территории РФ, ИП, а также КФХ, нотариусы, адвокаты. В отчет включают застрахованных сотрудников, сотрудников в декретном отпуске, на больничном, в отпуске за свой счет. В отчее указывают начисленные выплаты,
Уведомление в МВД
В МВД необходимо отправлять уведомление, если организация заключает договор с иностранным гражданином и расторгает договора. Уведомить МВД необходимо не позднее 3 дней со дня заключения договора. Форма уведомления унифицированная, но часто меняется. Формирование сведений для МВД по иностранцам возможно в автоматическом режиме в «Добыто. КЭДО». В электронной форме подавать сведения можно через портал Госуслуги.
Заключение
Специалисты кадровой службы ведут в электронной форме 2 вида документооборота: внутренний (все, что связано с персоналом внутри организации – приказы, распоряжения, локальные нормативные акты, графики отпусков, заявления от сотрудников и пр.) и внешний (сдача отчетности и предоставление сведений в госорганы). Мы выше рассмотрели, какие сведения и отчеты должны предоставлять кадровики в СФР, Росстат, СЗН, военкомат, МВД.
Все сведения передаются в электронном виде (в некоторых случаях – только в электронном виде). Одна из трудностей заключается в том, что необходимую информацию для отчетов просто выгрузить в несколько кликов мыши из того же 1С:ЗУП невозможно.
К счастью кадровиков, в «Добыто. КЭДО» формирование сведений практически полностью автоматизировано, и можно быстро получить доступ к интересующим данным, выгрузить их для подготовки отчетности. Это быстро, просто, удобно и, что самое важное, полностью автоматизировано, т.е. человеческий фактор, опечатки при внесении сведений, отправка неактуальных, ошибочных данных полностью исключены. Контакты для связи: телефон 8 (499) 110-38-07, email: info@dobyto.ru, сайт https://dobyto.ru/.
ООО "Человеческие Ресурсы", ИНН 9725112156